Osallistaminen – aikamme muotisana, joka puskee esiin kaikkialta ja kaikkialla.
Useammalla meistä lienee kokemuksia sellaisista osallistavista työpajoista ja kehittämispäivistä, joiden todellinen vaikuttavuus on jäänyt lähinnä kauniiksi – ja tyhjäksi – ajatukseksi.
Aalto-yliopiston yhteissuunnittelun professorin Sampsa Hyysalon mukaan teemme pinnallista osallistamista sellaisissakin paikoissa, joissa siitä ei ole hyötyä, mutta emme syvällistä osallistamista paikoissa, joissa siitä olisi paljon hyötyä.
Osallistaminen vaatii sitä, että osallistujille on oikeasti vaikutusmahdollisuudet."
– Osallistaminen vaatii sitä, että osallistujille on oikeasti vaikutusmahdollisuudet ja kehittäminen organisoidaan niin, että he pystyvät vaikuttamaan ja tulokset voidaan viedä käytäntöön. Tämä unohtuu usein ja hirveän helposti, Hyysalo sanoo.
– Aitoa osallistamista käytetään reilusti alle potentiaalin. On paljon suunnittelukohteita, joissa osallistamista voitaisiin käyttää paremmin hyödyksi.
Pelit antavat luvan heittäytyä – ja kertoa arkaluontoisiakin asioita
Yksi tehokkaan osallistamisen muodoista on erilaiset muotoilu- ja suunnittelupelit (design games). Ne toimivat erityisesti silloin, kun halutaan saada aikaan keskustelua, jossa jaetaan kokemuksia, toiveita, pelkoja ja etsitään yhteistä näkökulmaa.
– Suunnittelupeleissä ihmiset kertovat yllättävän avoimesti arkaluontoisiakin asioita tuntemattomille ihmisille, sillä huomio ei ole sinussa, vaan pelissä. Pelimaailmassa pystyy heittäytymään eri tavalla – ajattelemaan, mitä jos, sanoo palvelumuotoilija Kirsikka Vaajakallio, joka työskentelee palvelumuotoilutoimisto Hellonissa.
Vaajakallio väitteli vuonna 2012 taiteen tohtoriksi aiheenaan ”Design games as a tool, a mindset and a structure”.
Vaajakallion mukaan hyvin tehdyllä pelillä voidaan löytää sellaisia näkökulmia, joita esimerkiksi haastattelulla tai perinteisellä työpajalla voi olla vaikea saada esiin.
Hyvin tehdyllä pelillä voidaan löytää sellaisia näkökulmia, joita esimerkiksi haastattelulla tai perinteisellä työpajalla voi olla vaikea saada esiin."
Hellon on esimerkiksi suunnitellut Helsingin kaupungille pelin, joka kannustaa pelaajia pohtimaan, millä käytännön tavoilla helsinkiläiset otetaan mukaan palvelujen suunnitteluun ja yhdessä tekemiseen.
– Kun käydään keskustelua pelin fasilitoimana, ihmiset rentoutuvat. Avoimuus synnyttää ajatuksia ja ideoita, joita ei ole välttämättä osannut edes ajatella. Se jättää tilaa assosiaatiolle. Jos uusia ajatuksia halutaan saada esiin haastattelemalla, pitää olla hyvä haastattelija, jotta päästäisiin samaan, Vaajakallio sanoo.
Hän muistuttaa, että pelin käyttäminen yhteiskehittämisen ja palvelumuotoilun metodina vaatii paljon enemmän työtä kuin esimerkiksi perinteisemmän työpajan valmistelu. Se on kuitenkin juuri pelien vahvuus.
– Suunnittelupeliä tehdessä pitää oikeasti ymmärtää, mitä sillä haetaan. Se ei ole kahden tunnin homma, vaan vaatii paljon vaivannäköä ja ymmärrystä. Tätä ei muotoilutoimistoissa ja yrityksissä osata aina täysin miettiä, Vaajakallio sanoo.
On mietittävä tarkkaan, mitä keskustelijoista ja osallistujista halutaan saada irti, ketä he ovat ja miten dialogi ja tehtävät rakennetaan. Lisäksi pitää miettiä, miten saatua tietoa analysoidaan ja sovelletaan.
– Peli pitää suunnitella jo lähtökohtaisesti niin, että se ohjaa dokumentoimaan, Vaajakallio muistuttaa.
– Onnistunut peli on hyvin mietitty, tarkoituksenmukainen ja riittävän yksinkertainen ja siinä on selkeät pelisäännöt ja ohjeet.
Pinnallista post-it-helvettiä vai aidosti osallistuvaa yhteiskehittämistä?
Yhteiskehittäminen (yhteissuunnittelu, co-design, co-creation) ja pelillistäminen sopivat erityisesti sellaisiin tilanteisiin, joissa yhdelle tuotteelle tai palvelulle on useita eri käyttäjäryhmiä eikä suunnittelijoilla ole tarpeeksi tietoa siitä, miten tuotetta tai palvelua käytetään ja millaisia tarpeita ja vaatimuksia siihen kohdistuu.
– Tyypillinen esimerkki on terveydenhuollon järjestelmien tai tuotteiden kehittäminen tai ympäristö, jossa alan ammattilaisilla on paras näkemys siitä, mitä vaaditaan, että järjestelmä tai palvelu saadaan toimimaan, Sampsa Hyysalo sanoo.
Yhteiskehittäminen ja pelillistäminen sopivat erityisesti sellaisiin tilanteisiin, joissa yhdelle tuotteelle tai palvelulle on useita eri käyttäjäryhmiä."
– Haastattelemalla käyttäjiä voidaan päästä kohtuullisen hyvään lopputulokseen, mutta kun samaa ohjelmaa käyttävät useiden eri ammattiryhmien jäsenet, heidän voi olla vaikea käsittää, miten heidän itsensä toivomat ratkaisut vaikuttavat toisen ammattiryhmän työhön.
Kun nämä ammattiryhmät otetaan saman pöydän ääreen keskustelemaan ja jäsentämään suunnitteluongelmaa keskenään, voidaan yhteiskehittämisellä ja osallistamisella saada tietoa, joka auttaa paitsi suunnittelutyössä, myös ryhmien välisessä ymmärryksessä.
– Esimerkiksi suunnittelupelin kautta ihmiset pystyvät selvittämään itselleen, mitä he oikeastaan tarvitsevat ja mitä esimerkiksi uusi järjestelmä heille tarkoittaa, Hyysalo sanoo.
Pelitilanteessa auttaa myös tasa-arvoisuus, sillä ihmisten näkemykset ovat samanarvoisia ja eikä kukaan ole näkemyksineen toista parempi.
– Välillä voi olla tehokkaampaa haastatella tai havainnoida ihmisiä, eikä kaikissa tilanteissa ole järkeä käyttää aikaa pelin suunnitteluun. Mutta pelit sopivat tilanteisiin, joissa luodaan yhteistä näkemystä tai tietoa, Kirsikka Vaajakallio sanoo.
Yhteiskehittämisessä – ja osallistamisessa ylipäänsä – tyypillinen ongelma on Hyysalon mukaan se, että metodi ymmärretään pinnallisesti ja välineellisesti, jolloin siitä tulee Hyysalon sanoin helposti post-it-työpajahelvetti.
– Usein kuvitellaan, että yhteiskehittäminen on työpajojen pitämistä, mutta se on yhdessä tekemistä, jossa työpajat ovat vain yksi keino. Osallistaminen ei ole kuulemista vaan kuuntelemista ja sen pohjalta yhdessä toteutettuja päätöksiä.
Osallistaminen ei ole kuulemista vaan kuuntelemista ja sen pohjalta yhdessä toteutettuja päätöksiä."
Yhtenä onnistuneena yhteiskehittämisen projektina Hyysalo mainitsee Helsingin keskustakirjasto Oodin suunnitteluprosessin, jossa hän oli itse mukana.
– Suunnittelua tehtiin 12 eri osallistamismenetelmällä ja lopputulos on menestyksekäs. Pankissa on vielä paljon jatkoideoitakin.
Kirsikka Vaajakallio muistuttaa niin ikään, että osallistumismetodeja on monia, eikä mikään yksin pelasta kaikkea.
– Kokonaisuus ratkaisee, ja erilaisia tilanteita varten työkalupakissa on oltava kaikki menetelmät. Pelitkään eivät voi olla itseisarvo, Vaajakallio sanoo.
Ja niinhän se on, että ruuvimeisselilläkin on hankala lyödä naulaa seinään, vaikka se oiva apuväline onkin. Jokaista työkalua on osattava käyttää – oikeassa kohdassa ja sille sopivaan tarkoitukseen.
Neljä vinkkiä onnistuneeseen yhteiskehittämiseen
Jotta yhteiskehittäminen onnistuisi mahdollisimman hyvin, Sampsa Hyysalon mukaan on tärkeää
- löytää oikeat ihmiset ja motivoida heidät osallistumaan.
- luoda otolliset olosuhteet esimerkiksi suunnittelupelin avulla niin, että ihmiset pystyvät selvittämään itselleen, mitä he tarvitsevat ja mitä esimerkiksi uusi järjestelmä heille tarkoittaa.
- määrittää suunnitteluprosessissa, mikä on se asia, mitä pitäisi suunnitella.
- että työnjako ja resurssointi ovat kohdallaan.
Sampsa Hyysalo kouluttaa Aalto PRO:n Diploma in Service Design - Palvelumuotoilija -koulutuksessa. Palvelumuotoilun perusteet hallitseville henkilöille suunnatussa koulutuksessa pätevöidyt ihmiskeskeisen palvelu- ja organisaatiokehityksen asiantuntijaksi ja osaajaksi. Lisäksi koulutukseen sisältyy oman ammatillisen roolin kehittämisprosessi. Lue lisää ohjelmasta.
