Haasteellista tässä skenaariossa on se, etteivät viestin vastaanottajat voi tietää tunteitasi viestin kirjoitushetkellä. He eivät voi nähdä ilmeitäsi tai eleitäsi eivätkä kuulla äänensävyäsi. Kun viesti kaiken lisäksi tulee esimieheltä, on todennäköisempää, että se tulkitaan kriittisenä kommenttina verrattuna siihen, että viesti tulisi kollegalta.
Sähköpostit ja pikaviestit ovat erinomainen tapa kertoa tärkeitä tietoja usealle eri ihmiselle samanaikaisesti. Tunteiden ilmaiseminen kirjallisesti voi kuitenkin olla haastavaa. Varsinkin johtajien kohdalla väärinkäsitysten ja sekaannusten riski on erityisen suuri silloin, kun kyseessä on arkaluontoinen aihe.
Vaikka on suositeltavaa käsitellä vaikeita kysymyksiä kasvokkain, se ei aina kuitenkaan ole mahdollista. Johtajan onkin tärkeää osata ilmaista tunteitaan myös kirjallisesti. Voit tehdä sen kolmella eri tavalla:
1. Kerro tunteistasi tietyillä sanoilla
Yksi helpoimmista tavoista välttää viestin sävyyn liittyviä sekaannuksia on kertoa omista tunteista selkeästi ennen itse tietoja. Esimerkiksi:
”Arvostan kovasti kaikkea tähän asti tekemääsi työtä tämän hankkeen eteen. Voisitko...”
Tämä tekee viestin sävystä positiivisen (vaikka olisitkin antamassa kriittistä palautetta) ja jättää emotionaalisille oletuksille vähemmän tulkinnanvaraa.
2. Ilmaise tunteitasi erilaisin typografisin tekniikoin
Toinen ja ehkä hieman hienovaraisempi tapa ilmaista tunteita on käyttää typografisia tekniikoita. Välimerkkien, huutomerkkien, pilkkujen, ellipsien ja yhdysviivojen käyttäminen on tehokas tapa rytmittää tekstiä siten, kuin haluamme sen tulevan luetuksi. Monissa ohjelmissa on myös mahdollista lisätä tekstiin emojeja ja hymiöitä, joilla voit kertoa tunteistasi.
Omien sanojen korostamiseen ja lukijan tulkinnan ohjaamiseen voidaan käyttää myös muita typografisia keinoja, kuten lihavointia, kursivointia ja ISOJA KIRJAIMIA. Nämä menetelmät tehoavat kuitenkin vain silloin, kun niitä käytetään hyvin säästeliäästi. Isojen kirjaimien käyttö tulkitaan useimmiten huutamiseksi ja emojeja pursuavat viestit saattavat heikentää uskottavuuttasi.
3. Hyödynnä tarinoita ja small talkia
Kolmas tapa kertoa lukijalle tunteistaan on käyttää apuna tarinoita ja small talkia. Tarinat ovat korvaamattoman tärkeitä varsinkin silloin, kun haluat välittää voimakkaita tunteita tai arvoja. Esimerkiksi Niken tiedetään käyttävän tarinoita perustajistaan havainnollistaakseen yhtiön sisäisiä arvoja.
On aina tärkeää miettiä viestin sisältöä vastaanottajan näkökulmasta."
Kevyempi tapa luoda positiivinen tunneyhteys lukijaan on aloittaa viesti kevyesti small talkilla. Henkilökohtaiset kysymykset, kuten ”Millainen oli lomamatkasi Pariisissa?” tai lausahdukset, kuten ”Toivottavasti tyttäresi voi jo paremmin” osoittavat, että olet kiinnostunut lukijasta. Ne myös tekevät viestin sävystä positiivisen. Myös loppulausahdukset, kuten ”Hauskaa viikonloppua!”, antavat viestille kevyemmän sävyn.
Tietenkään mikään näistä menetelmistä ei sovi joka tilanteeseen tai kaikkiin suhteisiin. Siksi onkin aina tärkeää miettiä viestin sisältöä vastaanottajan näkökulmasta ja lukea viesti läpi vähintään kerran. Käyttäisitkö samoja sanoja, jos tapaisit kyseisen henkilön kasvotusten? Mahdollisuuksien mukaan voit myös pyytää viestistäsi palautetta muilta. Joka tapauksessa tunteista kertomisen kirjallisesti tulisi olla yksi jokaisen johtajan keskeisistä taidoista, sillä tehokas viestintä voi parantaa merkittävästi ja kokonaisvaltaisesti yrityselämäsi laatua.
Netta Nevalainen on yritysvalmentaja, kouluttaja ja yritysviestinnän ammattilainen. Hän toimii kouluttajana Aalto EE:n Management Communication -verkkokurssilla, joka tarjoaa ainutlaatuisia näkemyksiä kommunikoinnin perspektiiveihin sekä oppeihin, jotka sopivat 2000-luvun ammattilaisten tarpeisiin. Lue lisää ohjelmasta.
