– Tämä on palvelutehtävä, jossa ei saa yksin mitään aikaan. Turvallisuustyötä pitää tehdä kaikkien kanssa, Keskon turvallisuusjohtaja ja vuoden 2018 turvallisuusjohtajaksi valittu Petri Käyhkö sanoo.
Vaikka turvallisuus on yrityksissä tukitoiminto, sitä ei Käyhkön mukaan pitäisi nähdä muusta toiminnasta erillisenä, vaan se pitäisi olla kiinnitettynä strategiaan – sisällä kaikessa, mitä yrityksessä tehdään.
– Esimerkiksi hyvä asiakaspalvelu on itsessään hyvää turvallisuustyötä. Se laskee kitkaa, Käyhkö sanoo.
Oleellista on, että turvallisuuselementit on leivottu sisään henkilökunnan toimintamalleihin.
Vahvasti johdon agendalla
Jotta turvallisuustyö otetaan vakavasti läpi organisaation, sen pitää olla vahvasti myös johdon ja esimiesten agendalla – ei niin, että odotetaan vain, että esimerkiksi tietoturvapäällikkö tulee ja hoitaa hommat.
– Esimiehen vastuulla on luoda olosuhteet hyvään turvallisuustyöhön. Asioita voi delegoida, mutta vastuuta ei. Turvallisuuden tekeminen ja noudattaminen on kaikkien vastuulla, Käyhkö sanoo.
Käyhkön johtamassa yksikössä jokaisella on omat vastuualueet ja toissijaiset vastuualueet. Toimintasuunnitelmaa ja mittareita seurataan kuukausittain, ja perusteellisemmin toimintasuunnitelman toteutumisesta keskustellaan neljästi vuoden aikana.
– Arvioimme omaa suorituskykyämme, kyvykkyyttämme ja resursseja, Käyhkö kertoo.
Turvallisuustyö on yksi haastavimmista johtamisen osa-alueista.
Aalto-yliopiston yliopistonlehtorin Jari Ylitalon mukaan turvallisuus koetaan helposti edelleen ylimääräisenä asiana. Sen seurauksia ja tarpeellisuutta voi olla vaikea käsittää varsinkin silloin, kun työ sujuu, eikä eteen tule yllätyksiä.
Esimiehen vastuulla on luoda olosuhteet hyvään turvallisuustyöhön. Asioita voi delegoida, mutta vastuuta ei."
Moni tunnistanee tilanteen, jossa tietokone tai järjestelmä vaatii jälleen kerran vaihtamaan salasanaa. Ja pahinta kaikista, eri järjestelmiin voi joutua syöttämään eri salasanat. Tuntuu rasittavalta, jopa kiusanteolta.
Kun uhka ei ole suoraan näkyvillä eikä läsnä, sen olemassa oloa voi olla vaikea kokea. Ja silti, vaikka maailma on monin tavoin entistä turvallisempi paikka, ihmisten turvattomuudentunne on noussut.
– Ihmiset kyllä tunnistavat turvallisuuden tärkeyden hyvin, mutta turvallisuudessa on paljon eri osa-alueita, joissa on erilaisia kypsyystasoja, Ylitalo sanoo.
– Esimerkiksi työsuojelussa on pitkät perinteet ja lainsuojelullista näkökulmaa ja muutoksia on saatu paljon aikaan. Mutta tietoturvallisuus on vielä uusi alue ja sen luonne on myös erilaista, koska sen kautta ollaan kiinni globaaleissa verkostoissa ja riskin taju digitaalisessa turvallisuudessa on erilainen.
Sosiaalinen paine saa ihmiset toimimaan
Kulttuurin ja perinteiden muuttaminen on aina vaikeaa. Tietyt elementit, kuten lain sanelemat pakot ovat hyviä turvallisuuskulttuurin muutosajureita. Samoin kuin sosiaalinen paine.
Petri Käyhkö muistuttaa, että kun tehdään töitä ihmisten ja kulttuurin kanssa, mitään ei voi vaatia, jollei henkilökuntaa perehdytä riittävästi aiheeseen.
Turvallisuudessa on paljon eri osa-alueita, joissa on erilaisia kypsyystasoja."
– Ihmisille pitää myös kertoa, mitä heiltä odotetaan turvallisuuden suhteen ja painottaa sitä, että turvallisuus on kaikkien vastuulla. Esimerkiksi puuttumatta jättäminen on aktiivinen teko, kuten tiimiläisemme Vesa Manninen on sanonut, Käyhkö sanoo.
Turvallisuuteen liittyy rationaalinen taso, tunnetaso ja sosiaalinen taso. Kaikilla näillä tasoilla vaikuttaminen on tärkeää. On siis perusteltava, vaikutettava tunteisiin ja luotava sosiaalista painetta. Yrityksen sisällä voi myös olla muutosagentteja, jotka puhuvat sen puolesta, miten toimitaan turvallisesti.
– Sosiaalinen paine saa ihmiset toimimaan, Ylitalo sanoo.
Toinen on esimiesten esimerkki: se, miten he puhuvat turvallisuusasioista ja toteuttavat niitä omissa toimissaan. Jos salasanan vaihtaminen tai vaikkapa pelastusharjoitukseen osallistuminen on esimiehenkin puheissa ylimääräinen, rasittava asia, on vaikea saada myytyä asiaa työntekijöillekään.
Turvallisuuden pitäisi olla myös myönteinen asia niin, että turvallisuusihmisiä näkyy muulloinkin kuin silloin, kun jotain on mennyt pieleen. Käyhkön mukaan tämä on yksi asia, johon Keskolla on pyritty: yritysturvallisuustiimi on läsnä ja helposti tavoitettavissa.
– Ei ole niin pientä asiaa, jota meiltä ei voisi kysyä. Kynnys pitää olla matalalla, Käyhkö sanoo.
Turvallisuusjohtajan on katsottava itseään peiliin
Miten sitten onnistua vaikuttajana johtamisen alalla, joka on haastava ja monelle ihmiselle arjessa näkymätön ja vähän abstraktikin asia? Miten muutoksia saadaan aikaan?
Jari Ylitalo muistuttaa, että kaikessa johtamisessa, myös turvallisuudessa, on lopulta kyse ihmisten kanssa toimimisesta. Vaikuttajana on ymmärrettävä ihmistä: sen toimintamalleja, tunteita ja ryhmäkäyttäytymistä. Ja opittava itsestään.
Kaikessa johtamisessa, myös turvallisuudessa, on lopulta kyse ihmisten kanssa toimimisesta."
– Omaa vaikuttavaa tyyliään on alettava rakentaa pikkuhiljaa. Vaikuttajuus lähtee halusta katsoa peiliin, oman vaikuttamisen tarkkailusta ja tietoiseksi tulemisesta: millaisia suhteita minulla on alaisiin, kollegoihin ja kumppaneihin, millaisia ne ovat, mitä niissä pitäisi tapahtua, mikä toimii ja mikä ei, ja miten mistäkin asiasta kannattaisi puhua, että yhteisymmärrys syntyy, Ylitalo sanoo.
Helpoimmillaan voi aloittaa siitä, että kysyy ihmisiltä, miten he kokevat yhteistyön sujumisen. Kartoitusta kannattaa tehdä kaikissa niissä ryhmissä, joiden kanssa tekee töitä. Ylitalo muistuttaa, että usein väärinymmärrykset johtuvat siitä yksinkertaisesta asiasta, että ihmiset tulkitsevat asioita eri tavoin.
Hän vinkkaa, että keskusteluissa kannattaa yrittää saada ihmiset itse sanomaan asioita ääneen eikä vain niin, että heille kerrotaan asioita.
– Sillä tavalla voi samalla kartoittaa, onko asia ymmärretty samalla vai eri tavalla, Ylitalo sanoo.
– Kaikessa on pohjimmiltaan kyse ihmisten välisyydestä ja siitä, miten asioista puhutaan niin, että saadaan syntymään yhteisymmärrys.
Petri Käyhkö on omassa roolissaan tarkastellut kehittänyt turvallisuustoimintaa ja sen johtamista Keskossa. Hän on Vuoden turvallisuusjohtaja 2018 (valitsijoina Elinkeinoelämän keskuliitto, Finnsecurity ry. ja Aalto PRO).
Jari Ylitalo on perehtynyt johtamisen ja asiantuntija- ja johtamisroolissa vaikuttamisen tutkimiseen sekä kehittämiseen valmennuksissa. Hän on vetänyt Aalto PROn Turvallisuusjohtamisen koulutusohjelmassa prosessia, jossa osallistujat tarkastelevat omaa turvallisuusvaikuttamisen (tai turvallisuusjohtamisen) tehtävää sekä keinoja sen vahvistamiseksi. Lue lisää ohjelmasta.
