Projektijohtaja sitouttaa osapuolet projektiin

Projektijohtajan tärkeimpiä tehtäviä on sitouttaa eri osapuolet projektin toteutuksen eduksi ja rakentaa luotettavasti aikataulussa toimiva, läpi projektin koossa pysyvä tiimi kaikkien projektiosapuolien ympärille. Tämä edellyttää projektinjohdolta kykyä soveltaa projektinhallinnan tietoja, taitoja ja menetelmiä käytännössä halutun tavoitteen saavuttamiseksi. Esimerkiksi kaupunkikehityshankkeissa suuremman huomion keskittäminen projektien kehitysvaiheeseen ennen asetusvaihetta, kaikkien tiedossa olevien sidosryhmien kesken, parantaa projektin onnistumista ja jaetun vision muodostumista.

Projektijohtajalta vaaditaankin osaamista sekä projektinhallinnasta, johtamisesta sekä asiakaslähtöisyydestä. Mitä suurempi projekti on kyseessä, sen enemmän näiden kaikkien kolmen asian osaaminen korostuu.

Projektinhallinta suuntautuu projektin suunnitteluun ja pyrkii varmistamaan, että projekti toteutetaan tavoitteiden mukaisesti projektin aikana. Projektin johtaminen keskittyy projektitiimin sekä projektin läheisten roolien johtamiseen. Tarkoituksena on varmistaa, että projektitiimi toimii hyvin ja pystyy reagoimaan muutoksiin projektin aikana. Hyvä johtaminen alkaa jo ennen projektin käynnistymistä projektitiimin valinnalla ja jatkuu sen päättymisen jälkeen varmistamalla, että projektitiimin jäsenet saavat uusia haasteita seuraavissa projekteissa ja heidän osaamisensa on karttunut. Kolmas esille tuota näkökulma on asiakaslähtöisyys. Projektin tilaajat tai omistajat haluavat viime kädessä hyötyjä projektin lopputuloksena. Näiden hyötyjen ja tavoitteiden ymmärtäminen ja niiden toteuttaminen on asiakaslähtöisyyttä. Asiakkaan tarpeet ja toiveet saattavat muuttua projektin aikana ja ymmärtämällä tämän, projektijohtaja pystyy luovimaan projektinaikaisten päätösten kanssa oikeaan suuntaan. Näin hän takaa projektin omistajille, sidosryhmille ja asiakkaille mahdollisuuden projektin kautta suunniteltujen hyötyjen saavuttamiseen eikä vain projektin sisäisten tavoitteiden saavuttamisen.

Tämä tarkoittaa, että projektin onnistunut vetäminen vaatii kasvua projektipäälliköstä projektijohtajaksi. Projektipäällikkön keskeisenä ajatteluna ja kohderyhmänä on erityisesti projektitiimi. Projektipäällikön tulee ymmärtää projektin menetelmät ja miten eri tavoilla projekti voi saavuttaa lopputuloksen. Projektin suunnitteleminen, työpakettien määrittely ja aikatauluttaminen sekä etenemisen seuraaminen ovat olennainen osa osaamista ja kokemusta. Projektijohtajan tulee kasvaa projektitiimin johtamisesta koko projektin sidosryhmän johtamiseen. Hänen tulee pystyä keskustelemaan ohjausryhmän ja asiakkaiden kanssa heidän tavoillaan ja kielellään, sekä ymmärtää laajemmat tavoitteet ja miten kukin projekti liittyy yrityksen tai ohjelman tavoitteisiin ja prioriteetteihin. Näin hän pystyy myös edistämään oman projektinsa menestysmahdollisuuksia ja projektitiimin osaamisen kasvamista.

Projektisuunnittelu edellyttää toimivia työkaluja ja menetelmiä

Suomessa monet kehitystoimet menevät eteenpäin projektien välityksellä. Projektien onnistumiseen vaikuttavat eri osapuolten intressien yhteensovittaminen, laajuuden määrittäminen, resurssi- ja aikatauluhallinta, hankintaosaaminen, viestintä sekä kyky ylläpitää epävarmuudessa ja muuttuvassa toimintaympäristössä tavoitteenmukaista toimintaa. Projektinjohtamisessa on tärkeää tuoda esiin, miksi tehdään sitä, mitä tehdään, ja miksi esimerkiksi aikataulut ja resurssit tulee katsoa kuntoon joka kerta.

Parempi näkyvyys projektiorganisaatioon ja organisaation alihankkijoihin parantaa projektitavoitteiden suuntaista toimintaa. Tämä on mahdollista saavuttaa tarkoituksenmukaisilla projektityökaluilla ja menetelmillä. Onnistunut johtajuuden ilmiön rakentaminen näkyy hyvänä yhteishenkenä ja projektiorganisaatiokulttuurin toimivuutena. Kun tämä yhdistyy teknologiaan ja projektimenetelmiin, projektilla on edellytykset onnistua suunnitellun mukaisesti.

Onnistunut projektinjohtaminen on kilpailuetu

Projektitoiminnan lisääntyessä organisaation on pohdittava, miten se järjestää kaiken projektitoimintansa. Hyvin hoidettuna organisaatiotason projektien johtaminen voi toimia kilpailuetuna liiketoiminta-alan muihin toimijoihin nähden. Tämä tarkoittaa sellaisia yksittäisen projektinhallinnan yläpuolella olevia mekanismeja, joiden avulla organisaatio nostaa projektitoimintansa kypsyysastetta ja saa aikaan haluttua tulosta. Keskeistä on pohtia, miten projektit kytketään organisaation palveluihin ja tuotehallintaan.

Ketterät toimintamallit, kuten Agile, Scrum ja Safe, eivät korvaa perinteistä projektinjohtamista. Molemmilla toimintamalleilla on oma paikkansa ja aikansa riippuen projektin luonteesta sekä yrityksen tavasta toimia. Projektinjohdon pätevyys nouseekin merkitykselliseksi valittaessa eri projektityypeille sopivaa projektinhallintatapaa.

Projektinjohtajuus on ihmisten johtamista

Projektityön lisääntyessä ja arkipäiväistyessä ihmisten perinteiset toimenkuvat muuttuvat ja projektityöstä tulee pysyvä osa työnkuvaa. Tällöin projektinjohtajuuden painopiste siirtyy pelkästä projektivastuusta myös henkilöstövastuuseen. Projektinjohtajuudessa korostuvat esimiesmäiset roolit.

Hyvän projektinjohtajan on ymmärrettävä oma johtamisprofiilinsa, edistettävä luottamuksen ilmapiirin kehittymistä sekä projektiryhmässä ja ohjausryhmässä että muissa sidosryhmissä ja tutustuttava erilaisten ihmisten erilaisiin motivaatiotekijöihin, joiden avulla saa ihmiset antamaan parhaansa.

Johtajuus projekteissa kehittää moniulotteista kokonaisuuksien hallintaa ja samanaikaista, eri sidosryhmissä toimivien ihmisten johtamista. Kaikki lähtee omasta itsetuntemuksesta, erilaisuuden ymmärtämisestä, tilannetajusta ja vuorovaikutuskyvystä.